Perlengkapan Kantor tidak habis pakai dan habis pakai

Perlengkapan Kantor Tidak Habis Pakai dan Habis Pakai

1. Stopmap Folio

Stopmap folio yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang sudah inaktif, di mana map yang berisi kumpulan arsip ini akan dibendel atau diikat dengan menggunakan tali.

Cara penggunaan:

Buka stopmap

Simpan dokumen dalam stopmap

Tutup stopmap

2. Stapler

Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas. Stapler digerakkan dengan menggunakan tenaga menusia. Cara kerja dan komponennya mekanik, serta baru befungsi apabila diisi dengan staples. Stapler dan staples terbuat dari bahan logam sehingga cukup kuat. Sedangkan alat untuk melepas staples dinamakan staples remover.

Jangan memasukkan isi staples melebihi kemampuannya, supaya daya lentur per tetap kuat. Jika terjadi kemacetann di bagian mulut, usahakan tidak memukul-mukul stapler. Stapler sangat populer sehingga memiliki banyak nama tidak resmi yang berasl dari suara yang dikeluarkan saat ini, seperti jekreken, jepretan, dan cekrekan.

3. Perforator

Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu. Perforator digerakkan dengan tenaga manusia. Cara kerja dan komponennya mekanis. Perforator membuat lubang dengan diameter 5 mm. Perforator terbuat dari logam.

Perforator dibedakan antara lain sebagai berikut :

1. Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama, plastik, dan lain-lain.

2. Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi ketas yang akan disimpan dalam map snelhecter atau ordner.

3. Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukkan ke dalam ordner.

Cara kerja menggunakan perforator adalah sebagai berikut :

1. Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimum 10 lembar. Lembar paling atas dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan.

2. Kertas diletakkan di papan kertas pada posisi tengah sampai tepi kertas menyentuh batas tepi perforator.

3. Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang

4. Numerator

Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan menjadi sebagai berikut. Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponennya mekanis. Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secara otomatis dengan cara menekannya. Jika tidak digunakan, numerator harus disimpan di tempat tertutup dan kering. Adapun cara kerja numerator adalah sebagai berikut: a) Beri tinta pada bantalan huruf, b) Atur nomor awal, c) Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator

1. Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit.

2. Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri lebih dari 6 digit.

Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponennya mekanis, Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secara otomatis dengan cara menekannya. Jika tidak digunakan, numerator harus disimpan di tempat tertutup dan kering.

5. Tickler File

Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Namun demikian, ticler file bisa saja diguanakan untuk menyimpan kartu nama atau kartu perpustakaan. Di bagian dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip.

6. Cardex (Card Index) Cabinet

Cardex (card index) cabinet adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indexks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi baja

7. Rak/Laci Kartu

Rak/laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak, untuk menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang disusun secara vertikal. Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

8. Alat Penyimpanan Khusus

Alat penyimpanan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentum-bentuk yang khusus seperti flash disk, CD (compact disk), kaset dan sebagainya. Alat ini mempunyai beragam bentuk dan desain, karena sangat tergantung dari perkembangan kemajuan teknologi. Sebelum ada flash disk, untuk menyimpan data elektronik digunakan disket. Alat ini dapat terbuat dari logam dan plastik.

Alat-alat tersebut di atas sangat memungkinkan untuk mengalami perkembangan, baik dari segi bahan pembuatannya, desain maupun jenisnya, karena mengikuti perkembangan teknologi yang juga semakin berkembang wawasan dan pengetahuan kita.

9. Letter opener

Letter opener adalah suatu alat kantor yang digunakan untuk membuka surat dengan cepat dan menjaga agar surat yang dibuka dalam keadaan baik dan tidak sobek.

Dilihat dari tenaga yang digunakan, ada dua macam pembuka surat, yaitu:

Hand envelope opener, yaitu mesin pembuka surat yang menggunakan tangan (manual), dengan cara mendorong mesin pemotong (cutter) kearah sampul surat.

Automatic mail opener, yaitu mesin pembuka surat yang digerakkan dengan tenaga listrik.

10. Spindle File

Alat untuk menghimpun warkat penting atau sudah di proses dengan cara memasukkan atau menancapkan warkat tersebut

11. Price Labelling

Pemasangan label/ pita pada mesin price labeling dilakukan oleh petugas label harga. Selain memasang label, petugas label juga diwajibkan mampu mengoperasikan mesin bisnis tersebut. Berikut ini cara pemasangan label harga yang benar :

1. Angkatlah gagang/ holder label

2. Masukkan gulungan label pada gagang/ holder dan tekan label

3. Buka pelat dasar (bagian bawah) dengan kunci pembuka pelat dasar

4. Masukkan labelnya (ujung label) melalui tempat label

5. Tekanlah pelat dasar hingga tertutup

6. Kertas label keluar melalui jalur/ rel pada saat kertas label ditarik

7. Tekan pelindung pelat dasar lalu tutup

8. Tarik dan lepaskan lever/ gagangnya

9. Sentuhkan barang yang akan diberi label dengan benar

Penyetelan Judul Label

Cara penyetelan judul label atau harga dilakukan dengan langkah – langkah sebagai berikut

1. Tarik keluar gagang/ tombol putaran dan gulirkan (putar) masing – masing roda ke posisi yang diinginkan

2. Angka atau kode dapat disetel dari kiri ke kanan

3. Ketika harga atau kode telah disetel, tekan gagang atau tombol ke dalam (pada posisi semula)

4. Untuk memastikan apakah angka/ kode yang akan digulirkan sudah tepat pada deretan roda yang dikehendaki dapat diperiksa dengan tanda penunjuk (panah) pada gagang tombol bagian dalam.

5. Netralkan digit yang tidak terpakai (biasanya berwarna kuning)

12. Jepitan kertas (paper clip)

Adalah alat yang terbuat dari logam dan dipergunakan untuk menyatukan (menghimpun, mengumpulkan, mengelompokan) surat-surat dan lampiran-lampirannya agar surat tersebut tidak tercecer sehingga tidak hilang.

Cara pemakaianya yaitu :

Pertama tekan kawat pada paper clip

Kemudian jepit kertas

Perlengkapan Kantor Habis Pakai

1. Kertas

Kegunaan: : untuk mencatat semua kegiatan yang berkaitan dengan proses administrasi.

2. Amplop

Kegunaan:untuk menyimpan/mengirim suatu hal dalam pekerjaan misalnya mengirim surat dapat menggunakan amplop dan hal yang lainnya.

3. Pulpen

Kegunaan:: alat untuk membantu proses kegiatan tulis menulis.

4. Pencil

Kegunaan: pensil juga alat untuk membantu proses kegiatan tulis menulis.

5. Spidol

Kegunaan:spidol juga alat untuk membantu proses kegiatan tulis menulis yang bergambar.

6. Penghapus

Kegunaan:untuk menghapus dalam kesalahan tulis menulis.